Webapplikation für Kursverwaltung & Ausbildungsorganisation
Der bildungsfreiraum in Linz ist ein innovatives Weiterbildungsinstitut mit rund 30 erfahrenen Expert:innen und einem klaren Fokus: praxisorientierte Aus- und Fortbildungen für Menschen in beratenden, therapeutischen und sozialen Berufen. Gemeinsam mit dem beratungsfreiraum bildet er den kompletten Weg von der Theorie bis zur Praxis ab.
Damit sich Trainer:innen und Berater:innen auf ihre inhaltliche Arbeit konzentrieren können, haben wir eine maßgeschneiderte Webapplikation entwickelt, die die gesamte Seminar- und Ausbildungsorganisation abbildet – von der Planung über die Buchung bis zur Zertifikatsausstellung.
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Herausforderung
Vor Projektstart war der Verwaltungsaufwand hoch: Ein cloudbasiertes Standardsystem deckte die komplexe Modul- und Lehrgangsstruktur nur unzureichend ab. Vieles musste manuell in Tabellen, Listen und parallelen Tools gepflegt werden. Die Übersicht über Buchungen, Module, Räume und Ausbildungsfortschritte war begrenzt, Änderungen – etwa Kursverschiebungen oder Ersatztermine – verursachten umfangreiche Nacharbeiten.
Gleichzeitig sind die inhaltlichen und rechtlichen Anforderungen hoch: Die Ausbildung muss so abgebildet werden, dass Teilnehmende alle Voraussetzungen für die Anmeldung zum Gewerbe Lebens- und Sozialberatung / psychosoziale Beratung nachvollziehbar und rechtssicher erfüllen können. Dazu kommen Datenschutzanforderungen, verschiedene Rollen (Teilnehmende, Trainer:innen, Administration) sowie die Trennung von theoretischem Teil (bildungsfreiraum) und praktischem Teil (beratungsfreiraum).
Besondere Anforderungen & Beschränkungen
- Komplexe Ausbildungsstruktur mit Lehrgängen, Modulen und Einzelkursen, die individuell kombiniert werden können
- Abbildung von gesetzlichen Rahmenbedingungen und Anrechnungsvorschriften
- Technische Trennung und gleichzeitige Verzahnung von theoretischem (bildungsfreiraum) und praktischem Teil(beratungsfreiraum)
- Möglichkeit, externe Leistungen (z. B. Module anderer Institute) anzurechnen
- DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten
- Starke Reduktion manueller Tätigkeiten in der Administration bei hoher Datenqualität
- Nahtlose Integration in bestehende Websites und Marketing- / Buchhaltungsprozesse
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Lösung
In enger Zusammenarbeit mit dem Team des bildungsfreiraums haben wir eine individuelle Kurs- und Seminarverwaltungsplattform konzipiert und in mehreren Projektphasen umgesetzt. Die Lösung bildet den gesamten Lebenszyklus einer Ausbildung digital ab: von der Lehrgangsplanung über Buchungen, Raumverwaltung und Kommunikation bis hin zu Zertifikaten und Rechnungs-Export.
Technologie Stack
- Laravel als Basis für die maßgeschneiderte Webapplikation
- Hosting und skalierbare Infrastruktur auf DigitalOcean
- ActiveCampaign für automatisierte E-Mail-Kommunikation (z. B. Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Follow-ups)
- Anbindung an sevDesk zur effizienten Weiterverarbeitung abrechnungsrelevanter Daten in der Finanzbuchhaltung
- Einbettung von Termin- und Kurslisten als individuelle Widgets auf den bestehenden Websites (bildungsfreiraum, beratungsfreiraum, Kursplattform)
Design & UX
Die Webapplikation wurde so gestaltet, dass sie sowohl für Administrator:innen als auch für Trainer:innen und Teilnehmende intuitiv bedienbar ist:
- Zentrale Kalenderansicht zur Planung und Verwaltung von Kursen, Lehrgängen, Räumen und Ausweichterminen
- Klar strukturierte Detailansichten für Lehrgänge und Module mit direkter Verknüpfung
- Übersichtliche Teilnehmer:innen-Profile mit Stammdaten, Buchungen, Anrechnungen, Dokumenten und Rechnungen
- Einfache, selbsterklärende Interfaces für Trainer:innen zur Pflege ihrer Seminare
- Grafische und tabellarische Darstellung des individuellen Ausbildungsfortschritts im Teilnehmerprofil
Features & Automatisierungen
- Verwaltung von Kursen, Modulen und Lehrgängen mit intelligenter Verknüpfung: Bei Ausfällen oder Verschiebungen werden passende Ersatztermine vorgeschlagen und Raumbuchungen automatisch aktualisiert.
- Ressourcenverwaltung (Räume, Zeiten, Trainer:innen) mit zentraler Kalenderübersicht
- Userverwaltung für Teilnehmer:innen, Trainer:innen und Admins inkl. Stammdaten, Buchungen, Dokumenten, Anrechnungen und Zertifikaten
- Automatisierte Generierung und Versand von Teilnahmebestätigungen, Zertifikaten und Rechnungen per E-Mail
- Export-Schnittstelle zu sevDesk, um abrechnungsrelevante Daten ohne Medienbruch in die Buchhaltung zu überführen
- Einhaltung von Datenschutz und Rollenrechten: sensible Daten sind nur für berechtigte Personen sichtbar
- Im praktischen Teil (beratungsfreiraum): Möglichkeit, Fremdleistungen anzurechnen und diese transparent im Ausbildungsprofil darzustellen
- Integration von ActiveCampaign für zielgruppenspezifische Mailings, z. B. Erinnerungen, Anschlussangebote, Informationskampagnen
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Resultat
Qualitative Effekte
Das Team kann sich stärker auf inhaltliche Weiterentwicklung und Betreuung konzentrieren, statt auf manuelle Administration.
Trainer:innen profitieren von klaren Abläufen und einer zentralen Plattform für ihre Termine und Teilnehmer:innen.
Teilnehmer:innen haben einen transparenten Überblick über ihren Ausbildungsstatus und fühlen sich besser begleitet.
Die Trennung von Theorie (bildungsfreiraum) und Praxis (beratungsfreiraum) ist technisch sauber abgebildet und gleichzeitig für Nutzer:innen leicht verständlich.
„Dank der individuell entwickelten Plattform von Supertonic konnten wir unsere gesamte Seminarorganisation auf ein neues Level heben. Unsere Kursverwaltung ist heute nicht nur deutlich effizienter, sondern auch wesentlich transparenter und nutzerfreundlicher – sowohl für unser Team als auch für unsere Teilnehmer:innen. Besonders hervorzuheben ist die Zeitersparnis in der Administration.“
Geschäftsführerin bildungsfreiraum
Highlights
- Maßgeschneiderte Webapplikation auf Laravel-Basis für Kurs-, Lehrgangs- und Teilnehmerverwaltung
- Technische Abbildung der komplexen Ausbildungsstruktur inkl. Anrechnung externer Leistungen
- Zentrale Kalender- und Ressourcenplanung mit automatisierten Raumbuchungen
- Vollintegrierte Dokumenten- und Rechnungsprozesse inkl. sevDesk-Export
- Transparente Darstellung des individuellen Ausbildungsfortschritts für Teilnehmer:innen
- Enge Verzahnung von bildungsfreiraum und beratungsfreiraum – von der Theorie bis zur Praxis
- Betrieb auf skalierbarer Infrastruktur (DigitalOcean) mit laufender Weiterentwicklung und Support
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